Registre unique du personnel : les 6 points importants à connaître

Le registre unique du personnel est l’historique des arrivées et des départs des salariés de votre entreprise.

D’autres événements aussi doivent être mentionnés. Pour être en conformité avec la loi, nous vous conseillons d’être vigilant sur les 6 points suivants :

1. Des informations justes et complètes, c’est obligatoire… En tant qu’employeur, vous avez pour obligation de le tenir avec précaution. Si les mentions contenues dans le registre sont erronées ou incomplètes, votre entreprise peut se voir condamnée à payer une amende pouvant s’élever jusqu’à 3750 € par salarié concerné. Vous pouvez vous référer à l’article R1227-7 du code du travail.
2. Comment s’assurer que le registre est complet… Prenez un registre unique du personnel contenant la liste complète et pré-remplie des mentions indispensables. De cette façon, vous êtes certain de n’oublier aucune information et votre registre sera complet.
3. Comment le remplir ? Vous devez respecter l’ordre chronologique c’est-à-dire que vous devez inscrire les mentions lors de chaque évènement (embauche, licenciement, démission, départ à la retraite, changement du type de contrat, par exemple, lorsqu’un CDD se transforme en CDI, etc…)
4. Pourquoi faut-il des pages reliées et numérotées ? Vous devez inscrire les informations de façon indélébile (évitez le crayon…). Parce que le registre unique du personnel sert à lutter contre le travail dissimulé. C’est pourquoi il est plus simple de préférer un registre papier à un traitement informatique. Votre registre du personnel doit comprendre des pages reliées ET numérotées que personne ne peut arracher.
5. Combien de temps doit-il être conservé ? Vous devez conserver toutes les informations concernant un salarié jusqu’à la 5e année suivant sa sortie de l’entreprise.
6. Qui a le droit de le contrôler ? Votre registre unique du personnel doit est tenu à disposition des Délégués du Personnel, des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du Travail et de la sécurité sociale c’est-à-dire les contrôleurs URSSAF, l’inspection du travail.

Vous gagnerez un temps précieux en vous procurant, pour une somme modique, un registre unique du personnel ayant les caractéristiques suivantes :

• liste complète des informations à donner
• les pages du registre sont reliées et numérotées

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires ci-dessous !